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日本語教師3.0

「授業の質は上げる」「仕事の量は減らす」「両方」やらなくっちゃあならないってのが「教師」のつらいところだな 覚悟はいいか?オレはできてる

クリック2回だけで仕事の名前と時間の記録が半自動的にとれる裏技

 こんばんは。Nicky(@jpt407)です。今日から、ブログの書き手が二人になったので、区別するために名乗ることになりました。

jpt407.hateblo.jp

 

 どんな仕事を、何時から何時までやったかという記録をつけたいが、どのようなツールを使えばいいのか、という質問がTwitterにあったので、私がやっている方法をご紹介します。

 ただ、私も試行錯誤している途中なので、もっと洗練されたやり方があるかもしれません。

 

 要はこういうログがとれればいいんですよね? 

 

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 Excelでやろうとしている方もいらっしゃるかもしれませんが、まあ大変です。まず、仕事の名前をいちいち打つのが大変です。次に、今の時間をいちいち確認しなければなりません。

 私の方法は簡単です。

 

 仕事を始めるときと、終わるときに1回ずつクリックするだけです。

 

 たったそれだけで、仕事の名前と時間の記録がとれて、しかもコンピューターが勝手に記録を整理して、日ごと、週ごと、月ごとのレポートを作ってくれます

 

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 まず、注意事項ですが、パソコンがないと無理です。そして、二つのサービスを利用しなければなりません。一つはタスク管理ツールのToodledo、一つは時間管理ツールのTogglです。

 タスク管理ツールというのは、Todoリストのデジタル版だと思ってください。

f:id:JPT407:20170408202646j:plain

 そして、時間管理ツールというのは、ストップウォッチのようなものだと思ってください。

 

 本来、これらのツールを紹介するだけで、何本も記事を書かなければならないのですが、今日はタイムログを取ることだけに絞って、基本的な操作はすっ飛ばして説明します。

 

基本設定

1.Toodledoでアカウントを作成する

 まず、Toodledoは基本的にWebサービスです。Internet ExplorerChromeといったブラウザ上で動作します。ソフトウェアではありません。ですから、何もインストールする必要はありません。しかも、無料です。有料版もありますが、無料版で十分です。

 Toodledoのサイト

https://www.toodledo.com/

にアクセスするだけです。

 まずここでアカウントを作ります(作り方は省略)。

 本当は、Toodledoにはスマートフォンアプリもあるのですが、複雑になるので省略します。

 

2.Togglでアカウントを作成する

 Togglも同じように、基本的にWebサービスです。

 ChromeでTogglのサイト

https://www.toggl.com/

にアクセスして、アカウントを作ります(作り方は省略)。これも無料です。

 

3.Togglでプロジェクトを作成する

 次に、Togglでプロジェクトを作成します。Togglにおける「プロジェクト」とは、簡単に言えば仕事の種類です。日本語教師なら、「授業」とか、「テスト採点」とかを作ればいいと思います。

 もちろん作らなくてもかまいませんが、ここでプロジェクトを作っておくと、後で同じような性質の仕事の時間をまとめてカウントしてくれるので便利です。たとえば、「テスト採点」問プロジェクトを作っておけば、テストAと、テストB、テストCの採点時間を自動的に合計してくれます。

 

ToodledoとTogglの連携

 ここがキモです。

1.Chromeの右上の「・・・」をクリック

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2.「その他のツール」→「拡張機能」をクリック

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3.「Chromeウェブストアを閲覧」をクリック

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4. 左上の検索ボックスに「Toggl」と入力してEnterキーを押す

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5.「Toggl Button」の「CHROMEに追加」をクリック

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 6.「拡張機能を追加」をクリック

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7.「Permissions」タブで、「Enable all」をクリック

これは、Togglボタンを以下のサービスに適用しますよ、ということを表しています。ちなみに、下のほうにToodledoもあります。

 

f:id:JPT407:20170408221026p:plain

 

8.ウィンドウを閉じる

 全てのサービスにチェックが入ったことを確認して、ウィンドウを閉じます。

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実際の運用

1.Toodledoにタスクを登録する

 Toodledoにおける「タスク」とは、「やらなければならないこと」です。何でもいいんですが、「○○さんに電話」とか、「○○のテストを採点」とか、好きなものを入れてください。

 この登録のやり方も締め切りや繰り返しなど、いろいろ設定できて、複雑にしようと思えばいくらでも複雑になるのですが、今日は省略します。

 

2.タスクを始めるとき

 仕事を始めるとき、Togglボタンをクリックすると、時間のカウントが始まります

 ちなみに、上の「Toggl Button」をインストールする前のToodledoには、このボタンはありません。「Toggl Button」をインストールして初めて、このボタンが出現します

 ボタンをクリックすると、ボタンが赤くなります。これは作動中という意味です。もう一度クリックすると、カウントは止まります。

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  下の画面は、Togglボタンを押したところです。

 このまま「DONE」をクリックしてもいいんですが、プロジェクトごとに記録を分けて合計したいので、「Add project」をクリックします。

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 すると、プルダウンでプロジェクトの一覧が出現します。

 この場合、「教案作成」を選択します。

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 プロジェクト欄に「教案作成」が入ったので、「DONE」をクリックします。

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 これで、すでにカウントが始まっています。 

 

  時間をカウントしている途中のタスクを、Togglのほうで見たところ。

 タスクの名前とプロジェクトは自動的に入力されています。

 つまり、Toggl側では何もしなくていいということです。

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3.タスクが終わったとき

 タスクが終わったら、Toodledoの画面で、Togglボタンをもう一度クリックします。すると、ボタンが赤から灰色に戻ります。これは、カウントが終わった、という意味です。

 左側のチェックボックスにチェックをつけて、タスクを終了にします。

 

レビュー

 後で、いろいろな形式で記録を見ることができます。例えば、さっきのこの画面は、時系列に細かい記録を見ることができます。

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 あるいは、プロジェクトごとにまとめると、例えば今週は雑用に合計何時間使ったのか、教案作成に何時間使ったのか、見ることができます。

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 また、レポートの範囲も、例えば一日単位、一週間単位など、自由に決められます。

 

 さらに、このレポートはPDFファイルやCSVファイル形式でエクスポートすることも可能です。私はPDFファイル形式でエクスポートして、そのまま業務日誌(これもデジタルです)に直接貼り付けています。

 

 Evernoteで業務日誌をつける方法については、また別の日にご紹介したいと思います。

 

 では、また。