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日本語教師3.0

「授業の質は上げる」「仕事の量は減らす」「両方」やらなくっちゃあならないってのが「教師」のつらいところだな 覚悟はいいか?オレはできてる

学生の出席率を半自動的に計算してくれるExcelシート

便利なツール 仕事効率化

 昨日Twitterを見ていたら、「学生の出席率は手入力で計算していますか」というツイートがありました。

 私の学校でも手入力なんですが、あれはものすごく大変なんですよね。先月の出席率だけなら、「先月の出席時数÷先月の授業時数×100」という簡単な計算式で求められるのですが、来日以来の総出席率となると、「(4月の出席時数+5月の出席時数・・・・先月の出席時数)÷(4月の授業時数+5月の授業時数・・・・先月の授業時数)×100」という気の遠くなるような計算をしなければなりません。1クラス20人いるので、一人ひとり計算していたら地獄です。

 

 そこで、出席率計算を半自動化するExcelシートを作って、負担を大幅に軽減しました。

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 このExcelシートを使うと、先月の授業時数(クラス全員分を1回で入力できます)、先月の遅刻数、先月の欠課数さえ入力すれば、先月の出席率と、総出席時数、総授業時数、総出席率を自動的に計算してくれます。

 

 たぶん出席率計算で苦しんでいる日本語教師は多いと思うので、私が作った出席率計算シートのひな型を公開します。もちろん、計算方法は学校のルールに合わせて修正してください。そして、入っているデータももちろんダミーデータです。

 

 

出席率計算シートの使い方

1.まず、「授業時数マスター」のシートに、先月の授業数を入力します。

f:id:JPT407:20170304194914p:plain

すると、セル参照によって、自動的に学生全員分のシートに授業時数が反映されます。

 

2.次に、個別の学生のシートに移って、遅刻の数と、欠課の数を入力します。

f:id:JPT407:20170304210003p:plain

これだけで、月出席率と総出席率、遅刻や結果、出席時数と授業時数などの総計が自動で計算されます。

 

出席率計算シートの解説

授業時数のセル

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 個別の学生のシートの授業時数のセルには、直接入力しません。

 その代わり、計算式が先に入力してあります。

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 この計算式は、「授業時数マスター」シートのC5のセルを見に行きなさい、という意味です。

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つまり、「授業時数マスター」シートに入力すると、学生全員のシートの授業時数に自動的に入力されるというわけです。

 

月遅刻数と月欠課数のセル

f:id:JPT407:20170304210003p:plain

 さっきも書きましたが、ここだけは手入力しなければなりません。

 

月出席時数のセル

f:id:JPT407:20170304205350p:plain

  ここはちょっと複雑な式が入っています。

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 遅刻についてですが、この学校には、遅刻3回で欠課1回とみなす、というルールがあると仮定します。たとえば、遅刻が1回か2回なら欠課になりませんが、3回から5回なら欠課1、遅刻6回から8回で欠課2、ということです。ですから、遅刻の数を3で割って、小数点を切り捨てて、欠課に換算した数を求めます。

 そして、授業時数から、遅刻由来の欠課の数と、欠課の数を引きます。これが出席時数になります。

  もし遅刻4回で欠課1とみなすなら、3を4に書き換えてください。もしくは、何度遅刻しても出席率に影響しないという場合は、「-ROUNDDOWN(D5/3,0)」の部分を削除してください。

月出席率のセル

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 簡単にするなら、「出席時数÷授業時数×100」だけで求められるのですが、それだと授業時数をまだ入力していない未来の月のセルにエラーが出るので、if関数とiferror関数で、「エラーだったら空白を表示」というようにエラー回避してあります。

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  さらに、月出席率のセルは、条件付き書式を使って、「90%以下なら自動的に赤字で表示する」という設定がしてあります。もちろん、この数字も変えることができます。

  表示形式は数値で、小数点1桁まで表示に設定してありますが、これも必要に応じて変えてください。

 総遅刻数、総欠課数、総出席時数、総授業時数のセル

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 ここについては、単に4月から先月までの遅刻数、欠課数などをそれぞれSUM関数で合計しているだけです。

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総出席率のセル

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 ここに関しては、基本的に月出席率と計算式は同じで、総出席時数を総授業時数で割って、100をかけただけです。

 

 この出席率計算シートのサンプルをダウンロードできるようにしておくので、よければ使ってください。計算式は学校の規則に合わせて書き直してください。

 シートの数も、学生3人分しかないので、コピーして増やしてください。

 

www.dropbox.com

 

 この出席率計算シートによって、一人でも多くの忙しい教師が少しでも楽になることを祈っています。活用してください。